A segunda edição do CRASA Day, realizada em 26.04, em formato remoto, abordou a importância da gestão da mudança para a transformação das empresas. Para falar sobre o assunto, foi convidada Tatiana Mendes, sócia da Visagio e com ampla experiência em processo de gente e gestão.

Após agradecer a participação de todos ao evento, o presidente da CRASA Infraestrutura, Cid José Andreucci, disse que os conhecimentos a serem divididos seriam muito importantes para o momento em que vive a companhia. “Mudar é um desafio tanto para a empresa quanto para todos nós. Espero que aproveitem o evento e que as questões compartilhadas permitam evolução, aprendizado e oportunidade para novas experiências”, acentuou.

Por que mudar?

As mudanças são importantes para as empresas, isso é um fato. Mas por que mudar? Com esta indagação, Tatiana iniciou sua palestra. Destacou que é importante mudar porque negócios que querem sobreviver no longo prazo precisam se refazer em melhores competidores. Também porque tendências tecnológicas, performance financeira, situação competitiva, posição de mercado, crises ou grandes oportunidades exigem mudanças.

“A gestão da mudança é um processo que leva à transformação da organização, com o objetivo de melhorar sua eficácia. Ela guia como preparamos e apoiamos as pessoas a adotarem as mudanças da melhor maneira possível, minimizando riscos e impactos para garantir o sucesso da mudança”, explicou.

Completou que a gestão da mudança deve estar alicerçada em objetivos claros para que um projeto de transformação atinja o sucesso. Quanto ao aspecto do êxito do trabalho, Tatiana lembrou que duas a cada três iniciativas de mudança fracassam por falta de clareza sobre os critérios realmente importantes que devem ser acompanhados no processo.

Engajamento do time

“As pessoas aceitam e assimilam a mudança quando têm a possibilidade de obter respostas. Portanto, a empresa deve criar senso de urgência, engajar as lideranças, definir uma visão clara de onde se quer chegar, garantir a participação das equipes, ter um canal de comunicação eficiente, identificar impactos, remover obstáculos, minimizar riscos, motivar e capacitar os colaboradores, promover mudanças graduais e de curto prazo e incorporar a mudança na cultura da organização”, descreveu.

Segundo a palestrante, a gestão da mudança está embasada em três pilares: alinhamento, comunicação e treinamento. Eles são responsáveis pela estruturação do plano de trabalho, que deve ser desenhado de uma forma que impacte o mínimo possível a rotina do negócio.

Para que a implementação seja bem sucedida, é preciso que todos os stakeholders estejam alinhados e envolvidos no processo. A empresa deve promover ações para garantir que a mudança seja comunicada de forma correta e assegurar a capacitação dos impactados e o conhecimento das atividades.

Eficiência da comunicação

Um aspecto destacado na apresentação refere-se à essencialidade dos planos de comunicação para a redução de riscos e desalinhamento em todo o processo de gestão da mudança. “Para isso, é necessário identificar as necessidades de comunicação, os canais e frequência mais adequados e estruturar uma rede de mudanças. A partir desse mapeamento, definir as mensagens, as peças a serem utilizadas, o público e a periodicidade das comunicações. E garantir a implementação do plano e fazer a revisão, a partir do monitoramento das respostas da pesquisa de satisfação”, explicou.

O pilar do treinamento dos colaboradores que serão impactados por mudanças envolve temas técnicos, metodologias, templates e soft skills, principalmente, e tem a intenção de desenvolver o time ao cenário futuro. A realização de treinamentos para os envolvidos nos projetos e frentes visam compartilhar as lições aprendidas, identificar as necessidades e habilitar os participantes a executarem com sucesso as novas atividades e atribuições.

Tatiana citou os projetos Engenhar, Fórum de Projetos, Núcleos de Conhecimento e o CRASA Day, desenvolvidos pela CRASA, como ótimos exemplos, relacionados ao pilar do treinamento.

Ferramentas

Existem ferramentas que contribuem para o sucesso da transformação, e Tatiana citou a metodologia ADKAR. São cinco resultados que a empresa precisa alcançar para que uma mudança seja bem-sucedida: Awareness (consciência da necessidade e da natureza da mudança); Desire (desejo de engajar os stakeholders e de gerenciar as resistências); Knowledge (conhecimento para capacitar novas habilidades, processo e sistemas), Ability (habilidade para fornecer cenários e ambiente para praticar a mudança) e Reinforcement (reforço para sustentar a mudança e construir uma cultura e competência).

Citou ainda que a aplicação da ferramenta 5W2H (What, Why, Where, Who, When, How e How Much) pode apoiar a execução da gestão da mudança, a partir das respostas sobre o quê, por quê, onde, por quem, quando, como e quanto custa fazer um plano para transformar a empresa.